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Usuarios y roles

Cómo sumar a tu equipo al CRM, darle a cada quien el espacio de trabajo que le corresponde y dejar de mandar capturas por WhatsApp porque «no me aparece ese módulo».

Módulo: Usuarios Solo administradores ⏱ 12 min

Antes de empezar

Paso a paso

1

Abre Usuarios

Pulsa el círculo con tu inicial, arriba a la derecha, y elige Usuarios. Ese menú también lleva a Mi perfil y a Ajustes.

Módulo Usuarios con el menú de la cuenta abierto arriba a la derecha, mostrando Mi perfil, Ajustes, Usuarios y Cerrar sesión. Detrás, la tabla con dos usuarios: Administrador y Ventas, con sus columnas Correo, Rol, Estado, Miembro desde y Acciones.
Las cifras del encabezado —Usuarios, Activos, Inactivos, Administradores— también son filtros: púlsalas y la tabla muestra justo lo que cuentan.
2

Lee la tabla

Seis columnas: Usuario, Correo, Rol, Estado, Miembro desde y Acciones. Arriba a la derecha de la tarjeta tienes Buscar usuario… y Filtrar (por rol y por estado); con el + del borde derecho agregas o quitas columnas.

3

Crea un usuario

Pulsa + Nuevo usuario. Se abre un panel lateral con cuatro campos y una casilla:

  • Nombre (obligatorio) — como aparecerá en el sistema.
  • Correo (obligatorio) — con él inicia sesión y recibe notificaciones.
  • Rol / Espacio de trabajo — define su menú, su módulo principal y sus permisos.
  • Contraseña (obligatoria) — la clave inicial; la persona la cambia después desde su perfil.
  • Usuario activo — déjala marcada para que pueda entrar.

Cierra con Crear usuario. Aparece de inmediato en la tabla y las cifras del encabezado se actualizan.

Panel lateral Nuevo usuario abierto sobre la tabla de Usuarios, con los campos Nombre (Laura Espinosa), Correo (laura@ferreteriaeltornillo.com), Rol / Espacio de trabajo con Ventas seleccionado, Contraseña, la casilla marcada Usuario activo y los botones Cancelar y Crear usuario.
Cada etiqueta lleva un ? con la explicación del campo, y los obligatorios llevan asterisco.
4

Edita, desactiva o da de baja

En la columna Acciones, el lápiz abre el mismo panel en modo edición —ahí cambias el rol o desmarcas Usuario activo para quitarle el acceso sin borrar nada— y el bote rojo lo envía a la papelera, con confirmación previa.

Desactivar y eliminar no son lo mismo: el usuario desactivado sigue en la lista con estado Inactivo y conserva su historial; el eliminado sale de la tabla y queda en la Papelera.

5

Configura los espacios de trabajo

Un rol en Adelys se llama espacio de trabajo, y se define en Configuración → Espacios (roles) (grupo EQUIPO Y ACCESO). Vienen ocho listos: Administrador, Dirección / Gerencia, Contabilidad, Ventas, Atención al cliente, Logística / Reparto, Auditoría / GRC y Solo lectura.

Pantalla Espacios de trabajo por rol: a la izquierda la lista de roles (Administrador, Dirección / Gerencia, Contabilidad, Ventas, Atención al cliente, Logística / Reparto, Auditoría / GRC, Solo lectura) con el campo Nuevo rol; a la derecha el nombre y la descripción del rol, el selector Color del espacio, el desplegable Módulo principal (landing) y la casilla Ver todos los módulos, además de los botones Ver como y Restaurar.
Los roles marcados TODO ven la plataforma completa.
6

Ajusta un rol a tu operación

Selecciona un rol de la lista y edita a la derecha:

  • El nombre y la descripción (lo que hace ese rol).
  • Color del espacio — con él identificas el rol de un vistazo.
  • Módulo principal (landing) — dónde aterriza al entrar. Ventas en Clientes, Contabilidad en Ingreso / Gasto, Logística en Reservas.
  • Ver todos los módulos (sin restricción) — desmárcala para acotar el menú de ese rol.

Con Nuevo rol… y el + creas uno propio (por ejemplo «Taller» o «Recepción»). Restaurar, arriba a la derecha, devuelve los espacios a como venían de fábrica.

7

Compruébalo con «Ver como»

Antes de avisarle a la persona, pulsa Ver como en el rol que acabas de ajustar: el menú se recarga tal como lo verá ella. Una franja superior te recuerda que estás en vista de espacio y te ofrece Salir de la vista. Es la forma de no descubrir el error por el mensaje de un compañero.

Tip: crea los roles antes que los usuarios. Si primero das de alta a diez personas y después reorganizas los espacios, tienes que volver a entrar en las diez fichas.
Ojo: la propia pantalla lo advierte: los módulos siempre disponibles (Ayuda, Configuración, Papelera) y las tareas del día no se ocultan, y la restricción real de acceso por rol del lado del servidor llega en la Fase Producción. Mientras tanto, tratá el espacio de trabajo como lo que es hoy —una forma de ordenar el menú y la entrada de cada quien—, no como una barrera de seguridad. Lo que sí protege la información hoy está en Seguridad de tu cuenta.

Casos prácticos

Ferretería El Tornillo — tres personas, tres pantallas distintas

El dueño queda como Administrador. Su hija Laura entra como Ventas, con módulo principal Clientes: abre el CRM y ve su cartera, no el balance. El contador externo entra como Contabilidad, con landing en Ingreso / Gasto. Antes de darles el acceso, el dueño usa Ver como en el espacio Ventas, comprueba que Laura no aterriza en un módulo que no le sirve y recién ahí les manda las contraseñas iniciales. Cuando el contador termina la temporada, no lo borra: abre su ficha con el lápiz y desmarca Usuario activo.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre «rol» y «espacio de trabajo»?

Son lo mismo visto desde dos lados: en la ficha del usuario se llama Rol y en Configuración se llama Espacio de trabajo, porque además del permiso define el menú, el color y el módulo de entrada.

¿Cómo le cambio el rol a alguien que ya está creado?

En Usuarios, lápiz de su fila → Rol / Espacio de trabajo → Guardar. El cambio se ve la próxima vez que esa persona cargue la pantalla.

Eliminé a un usuario por error. ¿Lo recupero?

Sí. El diálogo lo dice antes de confirmar: «El usuario se moverá a la papelera. Podrás restaurarlo desde ahí». Ve a Papelera y recuperación.

¿Puedo tener dos administradores?

Sí, y conviene: la cifra Administradores del encabezado te dice cuántos hay. Con uno solo, si esa persona pierde el acceso, nadie más puede dar de alta usuarios.

¿Puedo repetir un correo entre dos usuarios?

No tiene sentido: el correo es con lo que se inicia sesión. Si alguien cambia de puesto, cámbiale el rol en su misma ficha en vez de crearle otra cuenta.

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