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Cumplimiento AML/KYC (Ley 23)

Si tu empresa es sujeto obligado no financiero, vas a activar el módulo, configurar el umbral de efectivo y el oficial de cumplimiento, levantar la ficha de debida diligencia de cada cliente con su beneficiario final, y dejar que el sistema detecte solo las operaciones en efectivo que hay que reportar — incluidas las fraccionadas.

Módulo: Cumplimiento (Ley 23) Desde el plan: Business ⏱ 18 min

Antes de empezar

Ojo: Adelys es una herramienta de cumplimiento. La presentación formal de los reportes ante la UAF (UAF en Línea) y la DGI (e-Tax) la hacen las personas designadas por tu empresa, no el sistema. Lo que el módulo garantiza es que no se te escape una operación ni una ficha vencida, y que tengas el registro cuando te lo pidan.

Paso a paso

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Abre el módulo y comprueba que está desactivado

En el menú lateral entra a Cumplimiento. De fábrica verás la pantalla de bienvenida: «El modo sujeto obligado está desactivado», con el botón Activar en Ajustes → Cumplimiento legal.

Que venga apagado es intencional: la mayoría de las empresas no son sujeto obligado y no tiene sentido llenarles el CRM de campos AML.

Módulo Cumplimiento (Ley 23) desactivado: tarjeta centrada que dice que el modo sujeto obligado está desactivado, explica que aplica a abogados, contadores, bienes raíces, autos y Zona Libre, y ofrece el botón Activar en Ajustes → Cumplimiento legal
Estado inicial del módulo. Nada que configurar aquí todavía.
2

Ve a Configuración → Mi empresa → Cumplimiento legal

Pulsa el engranaje de la parte inferior del menú lateral para abrir Configuración. En el grupo MI EMPRESA elige Cumplimiento legal · Debida diligencia.

Verás dos interruptores, ambos apagados: Modo sujeto obligado (Ley 23 de 2015) y Módulo Agente Residente (para bufetes y abogados). Son independientes; este tutorial trata del primero.

Sección Cumplimiento legal de Configuración con dos tarjetas apagadas: Modo sujeto obligado (Ley 23 de 2015) y Módulo Agente Residente (para bufetes y abogados), cada una con su interruptor y su descripción
Los dos módulos legales, apagados por defecto.
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Enciende el modo sujeto obligado y configúralo

Pulsa el interruptor de Modo sujeto obligado. Sale el aviso «Modo sujeto obligado ACTIVADO: módulo Cumplimiento habilitado» y la tarjeta se despliega con cuatro cosas que hay que llenar:

  • Actividad(es) de tu empresa (Ley 23/2015) — marca las que apliquen: abogados / firma legal (cuando gestionan dinero, sociedades o inmuebles de clientes), contadores / firma contable, empresas de bienes raíces / promotoras / corredoras, empresas del sector construcción, compraventa de autos nuevos y usados, empresas de la Zona Libre de Colón / zonas francas, casas de empeño, comercio de metales y piedras preciosas, empresas de remesas / transporte de valores, casinos y juegos de suerte y azar, u otra actividad listada.
  • Oficial de cumplimiento / enlace UAF y Correo del oficial.
  • Umbral de efectivo (B/.) — viene en 10 000, que es el legal. La nota debajo es explícita: no lo subas; bajarlo es más conservador.
  • Ventana de fraccionamiento (días) — 30 por defecto. Las operaciones del mismo sujeto dentro de esa ventana se suman.

Al terminar, el botón Abrir módulo Cumplimiento te lleva de vuelta.

Tarjeta Modo sujeto obligado ya activada, con el aviso de confirmación arriba a la derecha, la lista de actividades de la Ley 23 con casillas, los campos de oficial de cumplimiento y su correo, el umbral de efectivo en 10000 y la ventana de fraccionamiento en 30 días, y el botón Abrir módulo Cumplimiento
Configuración completa. Sin actividad ni oficial designado, el panel te lo va a recordar.
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Vuelve al módulo y lee el panel

Ahora Cumplimiento abre de verdad, con cuatro pestañas —Panel, Debida diligencia, Efectivo / UAF y Bitácora— y cinco cifras en el encabezado: Clientes, Sin ficha, Rev. vencidas, PEP y Umbrales UAF.

El panel repite esas cuatro alertas en tarjetas grandes y clicables, muestra la línea Tu configuración de sujeto obligado (actividades, oficial, umbral y ventana) y trae dos textos que conviene leer una vez: LO QUE EXIGE LA LEY (TÉCNICO) y EN PALABRAS SIMPLES.

Panel del módulo Cumplimiento activo: cuatro tarjetas con clientes sin ficha, revisiones vencidas, clientes o beneficiarios con bandera PEP y umbrales de efectivo pendientes de reportar; la línea con la configuración de sujeto obligado; y dos bloques de texto con lo que exige la ley y la versión en palabras simples
Si la línea de configuración dice «(sin definir)» u «(sin designar)», vuelve al paso 3.
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Levanta la ficha de debida diligencia de cada cliente

En la pestaña Debida diligencia tienes la lista de tus clientes del CRM con las columnas CLIENTE, RIESGO, PEP, BENEFICIARIOS FINALES, PRÓXIMA REVISIÓN y ESTADO, más un buscador. Arriba a la derecha está la regla escrita: la ficha vence según el riesgo: alto 12 meses, medio 24, bajo 36.

Abre un cliente y se despliega Debida diligencia — [nombre del cliente] con los campos que exige la ley:

  • Tipo de persona: Jurídica (empresa) o Natural. La jurídica obliga a registrar beneficiarios finales; la natural habilita la marca de PEP.
  • Documento verificado (cédula / RUC / pasaporte) — obligatorio.
  • Actividad económica del cliente y Origen de los fondos — este último es obligatorio y es el campo que más se falsea; escríbelo concreto.
  • Casilla Es Persona Expuesta Políticamente (PEP) — nacional o extranjera, o pariente / asociado cercano.
  • Beneficiarios finales (persona natural con ≥25 % de participación o control efectivo): Agregar, nombre completo, cédula / pasaporte, porcentaje y su propia casilla PEP.
  • Nivel de riesgo: Bajo — revisión cada 36 meses, Medio — 24 meses, Alto — 12 meses, y el Motivo del riesgo si no es bajo.
  • Notas del oficial de cumplimiento, que quedan con fecha y autor.

Pulsa Guardar ficha. La PRÓXIMA REVISIÓN se calcula sola a partir del nivel de riesgo: no hay que llevarla en un calendario aparte.

Pestaña Debida diligencia con el buscador de clientes, la nota de que la ficha vence según el riesgo (alto 12 meses, medio 24, bajo 36) y la tabla con las columnas Cliente, Riesgo, PEP, Beneficiarios finales, Próxima revisión y Estado, todavía sin clientes cargados
La lista con sus columnas. Cada cliente del CRM aparece aquí automáticamente y arranca en estado «sin ficha».
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Deja que el sistema detecte las operaciones en efectivo

La pestaña Efectivo / UAF es la que trabaja sola. La barra superior te recuerda las reglas activas —Umbral B/. 10 000,00 · fraccionamiento en ventana de 30 días— y añade lo importante: el escaneo también corre automáticamente al registrar pagos en efectivo.

Tienes dos botones: Escanear ahora, para forzar una revisión de todo el histórico, y Exportar registro (CSV), para llevarte la evidencia.

Las operaciones que alcanzan el umbral aparecen listadas. Cuando presentes el reporte, pulsa Marcar reportada y anota el N.º de constancia / referencia del reporte: eso es lo que después demuestra que el reporte existió.

Para que esto funcione hay una condición, y la dice la propia pantalla: registra los ingresos y gastos con su método de pago real (Ingreso/Gasto). Si todo se captura como «transferencia» por comodidad, el detector no tiene de dónde detectar.

Pestaña Efectivo / UAF con los botones Escanear ahora y Exportar registro (CSV), el recordatorio del umbral de B/. 10 000 y la ventana de fraccionamiento de 30 días, y el mensaje de que no hay operaciones umbral detectadas
Sin operaciones umbral. El detector cubre las directas y las fraccionadas dentro de la ventana.
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Revisa la bitácora antes de cada supervisión

La pestaña Bitácora guarda el rastro: qué ficha se actualizó, cuándo y quién la firmó, y qué operaciones se marcaron como reportadas con su constancia. Es lo primero que se pide en una supervisión y lo último que alguien recuerda armar a mano.

Tip: puedes bajar el umbral de efectivo por debajo de B/. 10 000 (por ejemplo a 8 000) para tener margen de revisión antes del límite legal. Subirlo, no: el legal es el techo.

Casos prácticos

Corredores Punta Pacífica, S. A. — bienes raíces

Marcan en Ajustes la actividad Empresas de bienes raíces / promotoras / corredoras y designan a la gerente de operaciones como oficial de cumplimiento. Al levantar la ficha de un comprador que es una sociedad, el sistema les exige el beneficiario final: la sociedad la controla una persona con el 60 %, que además marcan como PEP. La ficha queda en riesgo Alto con motivo «PEP», y la próxima revisión se agenda sola a 12 meses. Ese caso, que antes se resolvía con una copia de la cédula del representante legal, ahora tiene nombre, porcentaje y fecha de revisión.

Automotora El Cangrejo — el pago partido en tres

Un cliente abona B/. 4 000 el lunes, B/. 3 500 el jueves y B/. 3 200 la semana siguiente, todo en efectivo. Ninguno llega a los 10 000, así que ninguno dispara nada por sí solo — pero suman B/. 10 700 dentro de la ventana de 30 días. Como los pagos se registraron con su método real, el escaneo los agrupa y la operación aparece en Efectivo / UAF como umbral pendiente. El oficial presenta el reporte en UAF en Línea, vuelve, pulsa Marcar reportada y guarda el número de constancia.

Preguntas frecuentes

¿Adelys presenta el reporte a la UAF por mí?

No. Adelys detecta, avisa, arma el registro y te lo exporta en CSV. La presentación formal la hace tu oficial de cumplimiento en UAF en Línea. Después vuelves al módulo y registras la constancia.

Mi empresa no está en la lista de actividades. ¿Enciendo el módulo igual?

No hace falta. Si no eres sujeto obligado, déjalo apagado: no te faltará nada en el CRM. Si tienes duda sobre si tu actividad está listada, consúltalo con tu asesor legal antes de encenderlo.

¿Puedo avisarle al cliente que su operación fue reportada?

No. La propia pantalla del módulo lo advierte: está prohibido contarle al cliente que fue reportado. Es el «tipping off» de la normativa AML.

¿Qué pasa si una ficha vence?

El cliente pasa a Rev. vencidas en el encabezado y en el panel, en rojo. La ficha no se borra ni se bloquea nada: es un aviso para que el oficial vuelva a hacer la debida diligencia y actualice el nivel de riesgo.

¿En qué se diferencia esto del módulo Agente Residente?

Cumplimiento (Ley 23) es prevención de blanqueo sobre tus clientes. Agente Residente es el flujo de la Ley 52/2016 y el artículo 318-A del Código Fiscal para bufetes que administran sociedades de terceros: tasa única, registros contables, declaración jurada a la DGI. Se activa con su propio interruptor, en la misma pantalla de Configuración.

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