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Oportunidades: mover el pipeline y cerrarlo

Al terminar vas a tener tus tratos abiertos con cliente, valor y etapa, sabrás moverlos por el pipeline de dos formas distintas, y habrás cerrado uno como ganado viendo cómo cambian las cifras del encabezado.

Módulo: Oportunidades Desde el plan: Emprendedor ⏱ 8 min

Antes de empezar

Paso a paso

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Abre Oportunidades y lee el encabezado

Barra lateral, Comercial → Oportunidades. Arriba hay cuatro cifras que resumen el módulo entero: Abiertas, Valor del pipeline, Ganadas y Prob. media. Justo debajo del título, en letra pequeña, «Embudo: Todos · Ganado: $0.00» — el segundo número es lo que ya cerraste y no se mezcla con el pipeline abierto.

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Crea la oportunidad

Pulsa + Nueva oportunidad. El panel tiene tres bloques. Arriba, lo imprescindible:

  • Título — obligatorio. Que diga el trabajo, no el cliente: «Digitalización de expedientes clínicos», no «Clínica».
  • Embudo — el pipeline al que pertenece (General, Diseño Web, Diseño Gráfico, Correo, Adelys CRM, Software, Soporte, Productos, Licencias, Integral, Alianzas).
  • Cliente, Etapa, Valor estimado ($), Probabilidad (arranca en 50 %) y Fecha estimada de cierre.

Luego, Calificación: Necesidad, Servicios de interés, Presupuesto estimado, Fecha de decisión, Próxima acción, Competidores y Razón de pérdida. Y al final, Economía del negocio: Valor único, Valor recurrente, Costos aprox. y un Margen proyectado que se calcula solo con lo que escribas.

Panel Nueva oportunidad con título «Digitalización de expedientes clínicos», cliente Clínica Vista Hermosa, valor estimado 7800, necesidad «Reducir el archivo físico y cumplir con el respaldo mensual» y próxima acción «Enviar la propuesta el viernes 28»
Los campos de Calificación no son burocracia: Próxima acción es lo que evita que el trato se enfríe, y Competidores es lo que explica una pérdida tres meses después.
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Mira el pipeline en Kanban

Arriba a la derecha del marco de filtros están ⊞ Kanban y ≡ Lista. El Kanban tiene una columna por etapa —Nuevo, Contactado, Propuesta, Negociación, Ganado y Perdido— y cada una muestra su total en dinero encima de las tarjetas, no solo cuántas hay. A la izquierda, las pestañas Todos y los embudos con su contador filtran el tablero.

Kanban de Oportunidades con cuatro columnas: Nuevo con 3,200.00, Contactado con 4,500.00, Propuesta con 7,800.00 y Negociación con 2,640.00, cada una con una tarjeta que muestra título, cliente, valor, probabilidad y el enlace Crear cotización
El total por columna responde de un vistazo a «¿cuánto tengo en propuesta?». Arrastrar la tarjeta a otra columna cambia la etapa.
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Cambia la etapa sin arrastrar

Arrastrar es cómodo con el ratón y torpe con el dedo. La otra vía: pulsa el lápiz de la tarjeta (o la acción Editar de la fila, en vista Lista) y cambia el desplegable Etapa. El panel Editar oportunidad es el mismo formulario del alta, ya lleno, así que de paso ajustas la probabilidad o la próxima acción.

Panel Editar oportunidad de «Renovación de 12 licencias de ofimática» con el desplegable Etapa en Negociación, valor estimado 2640, necesidad «Las licencias vencen el 30 de septiembre» y próxima acción «Cerrar precio con descuento por volumen»
Mismo formulario que al crear. Cambiar Etapa aquí equivale exactamente a mover la tarjeta en el Kanban.
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Usa la vista Lista para comparar y ordenar

La vista Lista pone todo en una tabla: Oportunidad, Cliente, Embudo, Etapa, Valor, Prob., Cierre est. y Acciones. Es la vista para revisar la cartera completa; el botón + de la esquina de la tabla agrega o quita columnas (ahí están el margen y los demás campos que la tarjeta no muestra).

Vista Lista de Oportunidades con cuatro filas mostrando oportunidad, cliente, embudo General, etapa, valor y probabilidad: 3,200.00 Nuevo, 2,640.00 Negociación, 4,500.00 Contactado y 7,800.00 Propuesta
Cada fila trae tres acciones: Crear cotización, Editar y Eliminar.
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Pasa de trato a cotización con un clic

Tanto la tarjeta como la fila tienen Crear cotización. Al pulsarlo, el CRM te lleva a Cotizaciones con un borrador nuevo ya asignado a ese cliente, listo para meterle las líneas. Es el puente entre «lo estoy negociando» y «esto es lo que cuesta».

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Cierra el trato como ganado

Mueve la tarjeta a Ganado (o cambia la etapa desde el panel). Mira el encabezado: Abiertas baja, Ganadas sube, el Valor del pipeline descuenta ese monto y el subtítulo pasa a «Ganado: $2,640.00». El trato cerrado deja de inflar tu pronóstico, que es justo lo que debe pasar.

Kanban de Oportunidades después de ganar un trato: el encabezado marca 3 abiertas, 15,500.00 de pipeline, 1 ganada y el subtítulo «Ganado: $2,640.00»; la columna Negociación quedó vacía con el mensaje «Suelta aquí»
Antes: 4 abiertas y $18,140.00 de pipeline. Después de ganar una de $2,640.00: 3 abiertas y $15,500.00. Las cifras cuadran solas.
Tip: los embudos son para negocios distintos, no para etapas distintas. Si vendes licencias y además haces sitios web, sepáralos en dos embudos: la Prob. media y el valor del pipeline dejan de mezclar peras con manzanas y el pronóstico empieza a servir.
Ojo: mover una tarjeta a Perdido sin llenar Razón de pérdida es tirar la información más cara que produce el módulo. Cuando en tres meses te preguntes por qué se cae la mitad de las propuestas, ese campo es el que tiene la respuesta — o no la tiene, si nadie lo llenó.

Casos prácticos

Clínica Vista Hermosa — la propuesta que no se puede olvidar

La clínica quiere digitalizar expedientes: B/. 7,800, etapa Propuesta. En Necesidad se escribe «Reducir el archivo físico y cumplir con el respaldo mensual» y en Próxima acción, «Enviar la propuesta el viernes 28». Con la propuesta lista se pulsa Crear cotización desde la misma tarjeta: el borrador nace con la clínica ya puesta como cliente. Si aprueban, la oportunidad se mueve a Ganado; si no, a Perdido con su razón escrita.

Constructora Vega — doce licencias que vencen el 30 de septiembre

Dos tratos con el mismo cliente: el mantenimiento de los splits (B/. 4,500, Contactado) y la renovación de 12 licencias de ofimática (B/. 2,640, Negociación). Son oportunidades separadas porque se ganan o se pierden por separado. En la de licencias, Necesidad dice «Las licencias vencen el 30 de septiembre» — la fecha que manda — y Próxima acción, «Cerrar precio con descuento por volumen». Al aceptar el cliente, se pasa a Ganado y el mantenimiento sigue su propio camino en el tablero.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un embudo y para qué querría más de uno?

Un embudo es un pipeline aparte con sus propias tarjetas. El módulo trae varios ya definidos (General, Diseño Web, Software, Soporte, Licencias…). Las pestañas de arriba filtran el tablero por embudo y llevan el contador de cuántos tratos hay en cada uno.

¿La probabilidad la calcula el sistema?

No: la pones tú con el deslizador y arranca en 50 %. El módulo la usa para promediar (Prob. media del encabezado) y para ponderar el valor esperado. No hay ningún modelo adivinando por ti.

¿Puedo abrir una oportunidad sin cliente?

Sí. El selector incluye la opción Sin cliente, útil cuando aún no sabes con qué sociedad vas a firmar. También puedes crear el cliente ahí mismo con ＋ Crear nuevo cliente.

¿Qué diferencia hay entre «Valor estimado» y la «Economía del negocio»?

Valor estimado es la cifra que mueve el pipeline y el pronóstico. El bloque de Economía del negocio es el detalle interno: cuánto es pago único, cuánto es recurrente, cuánto te cuesta a ti y qué margen proyectado queda. Sirve para decidir si el trato vale la pena, no para el reporte de ventas.

Gané el trato. ¿Se factura solo?

No. Ganar una oportunidad actualiza las cifras del módulo. La ruta al dinero es explícita: Crear cotización → aprobación del cliente → convertir la cotización en Pedido, Factura o Proyecto desde la propia cotización.

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